سامانه حسابداری ارزی
سامانه حسابداری ارزی
موضوع ارز در کشور ما به لحاظ نقش موثری که در تمامی جنبههای اقتصاد کشور دارد همواره بیش از موضوع ریال مورد توجه مسئولین کشور بوده و از قوانین و مقررات مفصلتری نیز برخوردار بودهاست. نمود بارز تفاوت ارز و ریال را میتوان در جدا بودن مدیریت، فرآیندها و سازمان بخش ارز و ریال و حتی تفکیک کد حسابگری برای این دو بخش در شعب برخی از بانکها مشاهده نمود.
با توجه به اینکه ارائه خدمات مالی به مشتریان و انجام بسیاری از امور داخلی بانک عمدتا منجر به ثبت اسناد حسابداری میشود، لذا مفصل بودن موضوع ارز بهشرحی که بیان شد، ایجاب مینماید حسابداری ارزی بانک از ویژگیهایی برخوردار باشد که امکان کنترل و تولید گزارشهای مالی از ارائه خدمات ارزی به مشتریان را برای مدیریت ارشد بانک فراهم آورد.
بهعلاوه بتواند امکان کنترل بانک مرکزی بر بانکهای کشور و اخذ گزارشهای لازم از آنها را میسر نماید. بسیاری از این ویژگیها منحصر به ارز بوده و برای ریال موضوعیت ندارند. در نتیجه سامانه حسابداری ارزی مناسب برای بانک، علاوه بر پوشش امکانات موردانتظار از یک سیستم مالی در بخشهای ثبت و کنترل اسناد و گزارشگیریهای معمول آن، باید از امکاناتی که خاص حوزه ارز است نیز برخوردار باشد.
توجه به اهمیت ثبت مبالغ ارزی در کنار معادل ریالی و نرخهای تبدیل در گردشهای مالی ارزی و همچنین انجام کنترلهای خاص در اسناد حسابداری ارزی که باید مطابق با یکی از روشهای اعلامی بانک مرکزی در این خصوص باشد، برخی از ویژگیهایی است که برخورداری از آن از یک سامانه حسابداری ارزی مناسب انتظار میرود.
این سامانه باید بتواند کنترلهای خاصی را در اسناد ارزی اعمال و گزارشهای مالی خاص این حوزه را ارائه نماید. کنترل توازن ارزی، صحت ماندههای وضعیت ارزی و ارزش ریالی بهتفکیک هر ارز، امکان ثبت گردشها با انواع نرخنامهها، ثبت تاریخ والور مستقل از تاریخ سند، عملیات تسعیر و گزارشهای تراز ارزی و وضعیت باز ارزی از مهمترین و بارزترین امکانات مورد انتظار از یک سیستم حسابداری ارزی است.
مدیریت سرفصلهای حسابداری شامل ایجاد ساختار درختی سرفصلهای حسابداری و معرفی جزئیات حساب (مانند شماره مشتری، شماره حساب، شماره اعتبار اسنادی و شماره ضمانتنامه)، ایجاد ارتباط سرفصلهای ایجاد شده با کدینگ متناظر در GL بانک و بانک مرکزی، تعیین پارامترهای حساب مانند تسعیرپذیری، رقم باز بودن، ماهیت مانده و نوع حساب در این بخش از سامانه انجام میشود.
تعریف دستورالعملهای ثبت اسناد حسابداری فرایندهای مختلف در قالب الگوی اسناد شامل نحوه ثبت و تایید و تعداد تاییدات لازم برای هر سند، تعداد آرتیکلها و مشخصات هر آرتیکل شامل سرفصل، بدهکار یا بستانکار بودن، نحوه ثبت تاریخ والور، صادره یا وارده بودن بین واحد، نوع نرخ برابری و نوع نرخ، نحوه ثبت مبالغ ارزی و ریالی، نوع رفرانس و …. از امکانات سیستم حسابداری ارزی است. جهت ثبت همه اسناد حسابداری (مکانیزه و غیرمکانیزه) در سامانه، باید الگوی تعریفشدهای وجود داشته باشد.
اسناد حسابداری همه فرایندها در انطباق با الگوهای تعریفشده و اعمال کنترلهای حسابداری ارزی و ریالی، کنترل برقراری بالانس ارزی/ ریالی و صحت حساب وضعیت ارزی با ارزش ریالی مبادلات ثبت و سپس توسط کاربران امضادار تایید و در نهایت قطعی میشوند.
اسناد تولیدشده پس از تایید، قابلیت تغییر و حذف ندارند و در صورت نیاز به ویرایش سندی بعد از تایید لازم است رفع تایید توسط کاربر امضادار انجام یا از امکان برگشت سند استفاده شود. اسنادی که در حسابهای رقم باز ثبت شدهاند، نیازمند عملیات پوانته هستند که در این بخش از سیستم انجام میشود. پوانته اسناد بهصورت بخشی و کامل بر اساس مبلغ، والور و رفرانس قابل انجام است.
امکان تسعیر بهصورت روزانه یا ماهانه بهصورت کلی و برای هر حساب کل بهصورت جداگانه بر اساس پارامترهای تعریفشده وجود دارد. تسعیر میتواند با توجه به تنوع نرخ برابری موجود در اسناد حسابداری انجام شود یا بر اساس یک نوع نرخ مشخص برای همه گردشها محاسبه و سند آن صادر گردد.
حساب ارزش ریالی مبادلات بر اساس حساب وضعیت ارزی متناظر، روزانه تعدیل میشود و سود و زیان آن در سرفصل خاصی (مستقل از نتیجه تسعیر) ثبت میگردد. علاوه بر مواردی مانند تسعیر و تعدیل که بهصورت روزانه یا ماهانه انجام میشود، عملیات محاسبات و صدور اسناد سود تعهدی و انتقال درآمد و هزینه در آخرین روز کاری سال، با استفاده از این سیستم به انجام میرسد.
تهیه فایلها و گزارشهای مالی مورد استفاده سایر واحدهای داخل و خارج از بانک بر عهده این سیستم است و تراز ارزی و وضعیت باز ارزی بانک از خروجیهای اصلی آن بهشمار میرود.
سامانه حسابداری ارزی پویا بر اساس شناخت کامل از نیازمندیهای ارزی بانکها، انتظارات بانک مرکزی و بیش از سه دهه تجربه حضور در بخش بینالملل بانکهای مختلف، طراحی و تولید شده است.