پرتو (سامانه جامع مالی)
پرتو (سامانه جامع مالی)
مدیریت مالی یکی از مهمترین پایههای هر کسب و کار به ویژه در سازمانهای بزرگ نظیر بانکها و موسسات اعتباری است. سازمانها هرچه بزرگتر باشند حجم عملیات مالی بیشتر و امور مالی پیچیدهتری دارند. با رشد سازمان، نیاز به استفاده از ابزارهای نرمافزاری قدرتمند برای انجام عملیات و مدیریت امورمالی افزایش مییابد.
مدیران مالی سازمانها که مسئول همگام نمودن امورمالی با رشد کسب و کار سازمان هستند، برای رویارویی با این چالش فزاینده، نیازمند یک سامانه مالی جامع، قدرتمند و کارا، متناسب با اندازه سازمان و میزان پیچیدگی امورمالی آناند.
پرتو، یک سامانه مالی متمرکز جامع، توسعهپذیر و کارآمد است که با استفاده از فناوریهای نوین توسعه نرمافزار و اتکا به تجربیات 40 ساله شرکت پویا در امور مالی بانکها و دانش مالی و نرمافزاری متخصصین این شرکت طراحی و تولید شده است.
با استقرار این سامانه در بانک، یکپارچگی در انجام امورمالی در سطح بانک تامین و سهولت ارتباط ادارات و دوایر بانک با یکدیگر تضمین میگردد. این ویژگی باعث افزایش دقت و سرعت در انجام امور مالی شده است و وقوع بسیاری از خطاهای احتمالی کاربران را منتفی مینماید. از دیگر دستاوردهای این سامانه، ایجاد بستری منعطف برای تولید گزارشهای مختلف به خصوص منطبق با استانداردهایی نظیر IFRS جهت ارائه به بانک مرکزی، هیئت مدیره بانک و سایر ادارات در قالبهای گوناگون میباشد.
پرتو یک پلتفرم مالی برای سازمانهای بزرگ و بانکها است که با خودکارسازی فرایندهای مالی، خطای انسانی را به حداقل میرساند و با ایجاد گزارشهای تحلیلی و بهروز، توان نظارت بر سلامت مالی سازمان و قدرت کنترل جریانهای نقدی را به بالاترین سطح ممکن میرساند.

معرفی زیرسیستمها
1. سیستم دفترداری:
این سیستم ثبت و نگهداری تراکنشهای مالی سازمان را با کنترل متمرکز و به تفکیک دفاتر تراز هر واحد حسابداری پشتیبانی میکند. در سیستم دفترداری پرتو، با خودکارسازی روالها، بستن دفتر مالی روزانه در سریعترین زمان و بدون خطا انجام میشود. نظارت بر عملکرد مالی در زمان واقعی و شناسایی و تصحیح اشکالات قبل از بسته شدن دفتر مالی روزانه هر واحد، از جمله قابلیتهایی است که این سیستم در اختیار مدیران مالی سازمانها قرار میدهد.
2. سیستم دريافت و پرداخت:
این سیستم وظیفه مدیریت فرایندهای منجر به پرداخت و دریافت وجه را با ثبت و نگهداری اطلاعات صورتحسابها و اعلامیههای وصول بر عهده دارد.
سیستم دریافت و پرداخت پرتو، مجهز به موتور صدور سند است. این موتور اطلاعات پرداختها و دریافتها را پس از انجام ممیزیها و تاییدات لازم، مستقیما به سند مالی جهت ثبت در دفتر مالی تبدیل میکند. کامل بودن اطلاعات، دقت، اعتبار، نگهداری سوابق و شفافیت، از جمله مولفههای قابل توجه حسابرسان و بازرسان است که استفاده از این سیستم به سازمان اعطا میکند.
3. سیستم معاملات و قراردادها:
سیستم معاملات و قراردادهای پرتو، ابزاری است که برای اطمینان از تحقق کامل هدف هر قرارداد در سازمان تولید شده است. این سیستم میتواند با کنترلهای متمرکز، حصول اطمینان از عملکرد قرارداد را به حداکثر برساند، از اجرای شرایط تجاری اطمینان حاصل کند، جریان نقدی و چگونگی توان انجام تعهدات مالی در سر رسیدهای قرارداد را گزارش نماید، و خطر پذیری را کاهش دهد. سازمانها با استفاده از سیستم معاملات و قراردادهای پرتو میتوانند اطلاعات مناقصهها، مزایدهها، استعلامهای قیمت و قراردادهای خود را به صورت متمرکز در اختیار داشته باشند و در خصوص سلامت مالی آنها اطمینان حاصل کنند.
4. سیستم اموال و انبار:
سیستم انبار و اموال پرتو، جهت مدیریت موجودی و جریان کالا در داخل سازمان طراحی و تولید شده است. پرتو یک سیستم متمرکز است که میتواند به سازمان کمک کند تا در هر لحظه از مکان دقیق و شرایط استفاده از دارایی در سازمان اطلاع موثق داشته باشد.
بهکارگیری این سامانه، نقش مهمی در کاهش هزینه مدیریت اموال منقول و بهبود بهرهوری در استفاده از آنها در پی دارد. از ویژگیهای اصلی این سیستم میتوان، تمرکز در تعریف و استفاده از انواع کالا و پلاک، و نیز ارتباط مستقیم آن با سامانه مالی پرتو را برشمرد.
5. سیستم حسابداری اموال و انبار:
سیستم حسابداری انبار و اموال پرتو، به گونهای طراحی شده است که هم میتواند در ارتباط مستقیم با سیستم اموال و انبار پرتو، امور حسابداری انبار و اموال را به طور کاملا مکانیزه به انجام برساند و هم این قابلیت را دارد که از سایر سیستمهای اموال و انبار، اطلاعات مورد نیاز جهت حسابداری را دریافت نموده و اسناد مربوطه را در دفتر ثبت کند.
6. سیستم حسابداری تجمیعی:
سامانه حسابداری تجمیعی، وظیفه دریافت اطلاعات مالی سایر سامانههای مورد استفاده در سازمان و یکپارچهسازی آنها در قالب ساختار حساب استاندارد سازمان را بر عهده دارد. بهعلاوه، تهیه اطلاعات دفتر تراز کل سازمان نیز توسط این سامانه انجام میگیرد.
7. گزارشهای بانک مرکزی:
سیستم گزارشهای بانک مرکزی، سیستمی است که بهطور خاص جهت تهیه گزارشهای مورد نیاز بانک مرکزی از اطلاعات جمعآوری شده در سیستم حسابداری تجمیعی، در قالب XBRL تهیه و طراحی شده است.
8. سیستم حسابداری پرسنلی:
سیستم حسابداری پرسنلی پرتو، به منظور ثبت و نگهداری و گزارشدهی عملیات مالی مربوط به پرسنل، اعم از حقوق و دستمزد، جبران خدمات، امور صندوقهای رفاهی، امور رفاهی، بیمه و مالیات، و امور خدمات درمانی طراحی و پیادهسازی شده است. این سامانه قابلیت دریافت اطلاعات از سایر سیستمها و صدور سند بر اساس تنظیمات پویا، با استفاده از موتور صدور سند، را دارا است.
9. سیستم مدیریت حسابهای دولتی:
افتتاح، انسداد و تغییر امضاهای مجاز حسابهای دولتی نزد شعب بانک، توسط خزانهی وزارت امور اقتصادی و دارایی به اداره حسابداریکل بانک ابلاغ میشود. بانک، ضمن ثبت سوابق حسابهای دولتی دستور افتتاح، انسداد، تغییر امضای حسابهای دولتی را به شعبهی مربوط ابلاغ میکند.
در پایان هر روز خلاصه گردش و مانده حسابهای دولتی نزد شعب بانک از سطح شبکه جمعآوری و پس از تجمیع به بانک مرکزی گزارش میشود. در صورت افزایش یا کاهش مانده حسابهای دولتی نسبت به روز قبل، معادل مبلغ افزایش یا کاهش یافته، از مانده حساب بانک نزد بانک مرکزی برداشت یا به حساب بانک مرکزی، واریز میشود.
سیستم مدیریت حسابهای دولتی پرتو، به منظور پشتیبانی از فعالیتهای مذکور طراحی و تولید شده است.
10. سیستم مدیریت وجوه اداره شده:
برخی از نهادهاي دولتي یا شرکتهای بزرگ، جهت تخصيص اعتبار به اشخاص مورد نظرشان، وجوهي را دراختيار بانك قرار ميدهند كه به آن وجوه اداره شده گفته میشود. اصل و سود و خسارت تأخير این تسهیلات متعلق به دستگاه تأمین کنندهی وجه است و بانک در ازای خدماتی که ارائه میدهد کارمزد دریافت میکند. اعطای تسهیلات از طریق شعب صورت میگیرد و با استفاده از این سیستم توزيع و تخصيص وجوه توديعي به مدیریت شعب مناطق و استانها وجمعآوری اصل، سود و جریمه تأخیر اقساط بازپرداخت شده از مديريت شعب مناطق و استانها و واریز آن به حساب خزانهی بانک مرکزی میسر میگردد.
سیستم مدیریت وجوه اداره شده پرتو ، جهت پشتیبانی از این فعالیت طراحی و تولید شده است.
11. سیستم بودجه:
اعمال مدیریت صحیح بر مصرف اعتبارات، یکی از دغدغههای اساسی مدیران در سازمانهای بزرگ است. درچنین سازمانهایی، این مهم تنها با در اختیار داشتن نرمافزاری متمرکز و یکپارچه با سایر حوزهها، تحقق مییابد. سیستم کنترل بودجه و تامین اعتبار پرتو، با کنترل متمرکز مصرف اعتبارات در زمان وقوع، از مصرف بیش از اعتبار ممانعت میکند و قدرت نظارت متولیان امور بودجه سازمان را به حداکثر میرساند.
قابلیت درخواست تامین اعتبار از سوی واحدها و رهگیری تأمین اعتبار انجام شده از زمان درخواست تا مصرف، از ویژگیهای مهم سیستم کنترل بودجه و تامین اعتبار پرتو است.
امکان معرفی ساختار درختی بودجه بر اساس ابلاغیهها، پیشبینی بودجه، تخصیص بودجه و اخذ گزارشهای مربوطه و گزارشگیری از تفریغ و انحراف عملکرد از بودجه، از امکانات سیستم کنترل بودجه و تامین اعتبار پرتو است.
12. سیستم بازار تبادل وجوه:
بانکها با این واقعیت روبهرو هستند که برخی از شعب به دلایل گوناگون، نظیر موقعیت جغرافیایی، توانشان در جذب سپرده بیش از تسهیلاتی است که ارائه میکنند و لذا تورم منابع دارند و توانایی برخی شعب دقیقا برعکس بوده و با کمبود منابع روبهرو هستند. بانکها جهت کسب درآمد بهینه از ظرفیتهای خود به دنبال راهکاری هستند که به کمک آن در درجه اول با ایجاد جریان انتقال منابع، بین شعب تعادل برقرار کنند و پس از آن خزانهداری بانک بتواند در صورت وجود مازاد منابع، اقدام به سرمایهگذاری در پرتفولیوهای مختلف نماید و البته در صورت وجود کسری منابع، اقدام به تأمین مالی از سایر بازارهای سرمایه، استقراض بین بانکی یا استقراض از بانک مرکزی کند.
سیستم بازار تبادل وجوه پویا، که با هدف کمک به بانکها در راستای مدیریت بهینه نقدینگی تولید شده، دارای دو نسخه مختلف است.
نسخه اول با عنوان «بازار تبادل وجوه بین شعب» با دریافت اطلاعات خلاصه دفاتر واحدها و کسب اطلاع از تعهدات آتی هر واحد، برای شعب بانک امکان معامله با یکدیگر و نهایتا انتقال وجوه از شعب دارای مازاد منابع به سمت شعب نیازمند منابع را تحت مقررات و نظارت اداره خزانه برقرار میکند.
نسخه دوم که «بازار تبادل وجوه با خزانه» نام دارد امکان میدهد تمام مازاد منابع شعب به اداره خزانه منتقل و سپس کسری همه شعب توسط اداره خزانه جبران شود. در این روش اداره خزانهداری، به عنوان مرکز تأمین مالی در بانک تمامی وجوه را به صورت متمرکز نزد خود جمعآوری کرده و سپس اقدام به توزیع آن در بین واحدهای بانک مینماید. اداره مذکور میتواند در انتهای روز با در نظر گرفتن مازاد یا کسری کل بانک، نسبت به انجام سرمایهگذاریهای مختلف مانند اعطای تسهیلات شبانه به سایر بانکها یا تأمین کسری از منابع خارجی اقدام کند.
13. سیستم صورتهای مالی:
صورتهای مالی، گزارشهایی هستند که به هدف بازنمایی و طبقهبندی اطلاعات مالی بانک تهیه میشوند و در اتخاذ تصمیمات مهم، برای طیف گستردهای از استفادهکنندگان مفید واقع میشوند. اجزای مجموعه کامل صورتهای مالی عبارتند از صورتهای مالی اساسی و یادداشتها و زیریادداشتهای توضیحی همراه صورتهای مالی.
سیستم صورتهای مالی سامانه پرتو، قابلیت تولید همه اجزای فوقالذکر را بر اساس هر استاندارد مورد نظر سازمان، از جمله IFRS دارد. این سیستم که جهت استفاده بانکها و سازمانهای بزرگ طراحی شده است، در برابر تغییرات احتمالی قالب توسط مراجع ذیصلاح بسیار منعطف است و به کابران امکان میدهد تا با تغییر در تنظیماتی که خودشان انجام دادهاند، یادداشتها، زیریادداشتها و اقلام تغییر یافته را به صورت مورد نظر خود تولید کنند.
14. سیستم مالیات:
سیستم مالیات سامانه پرتو، به منظور مکانیزه کردن همه امور مالیاتی، اعم از ایجاد گزارشها و فایلهای مورد نیاز برای ارائه به دستگاههای نظارتی، نظیر سازمان امور مالیاتی، و مدیریت امور مربوط به پرداخت مالیات و تهیه اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالیاتی منطبق با صورتهای مالی سازمان تهیه و طراحی شده است.
15. سیستم بیمه:
سیستم بیمه سامانه پرتو وظیفه ثبت و نگهداری اطلاعات قراردادهای بیمه و مدیریت امور مربوط به پرداختها و دریافتهای بیمهای را بر عهده دارد. این سیستم با قابلیت تعریف منطعف فرایندهای مربوطه و با استفاده از موتور صدور سند، توانایی صدور مکانیزه اسناد همه فعالیتهای مربوط به بیمه را دارد.
16. سیستم سپرده قانونی:
بانکها مکلف هستند که به صورت دورهای، گزارشهای خلاصه دفتر بانک، دارایی و بدهی و سپرده قانونی را در قالب مشخص شده توسط بانک مرکزی، به آن نهاد، ارائه نمایند. سیستم سپرده قانونی، به منظور تهیه گزارشهای مذکور و خاص بانکها طراحی و تولید شده است.
17. سیستم اجاره املاک:
سیستم اجاره املاک، جهت مدیریت پرداختهای اجاره املاک اجارهای سازمان و همچنین مدیریت دریافت اجاره بهای املاکی که سازمان موجر آنها است و همچنین محاسبه مالیاتهای متعلقه به هر پرداخت و دریافت، طراحی و تولید شده است.
18. سیستم قیمت تمام شده پول:
سودآوری یکی از کارکردهای مهم بانک است. یکی از راههای سودآوری، افزایش منابع و کاهش هزینههای جذب منابع است. بنابراین بانکها باید منابع مالی را به صورتی احصا کنند که هزینههای آن به حداقل ممکن برسد و در نتیجه بهای تمامشده پول کاهش یابد.
در دنیای امروز، عواملی چون صنعتی شدن جوامع، گسترش و تحول در فعالیتهای اجتماعی و در نتیجه پدیدار شدن نیازهای جدید از عوامل مهم و اثرگذار در ایجاد و گسترش نهادهای مالیاند. وجود نهادها و بازارهای مالی پیشرفته همراه با بهکارگیری روشهای نوین، سبب رقابتی شدن روزافزون کسب و کار بانکها شده است.
در این شرایط نحوه ترکیب منابع مالی و هزینههای هر یک و نیز تاثیراتی که بر روی بهای تمامشده پول دارد از موضوعاتی است که مورد توجه نهادهای مالی و اعتباری قرار داشته و دارد. نهادهایی که در جذب منابع مالی بیشتر همواره در رقابتاند.
در شرایط حاضر، بانکها، علاوه بر این که در جهت توسعه و گسترش و شناخت راههای سودآوری بیشتر تلاش میکنند، باید منابع مالی را طوری ترکیب کنند که هزینههای آن کاهش یابد و از این نظر به هدف اصلی خود که سودآوری است، برسند. بنابراین بانکها باید هزینههای مختلف را محاسبه و مسیرهایی را که به کمترین هزینه میانجامد، انتخاب کنند. یک بانک در صورتی میتواند در این امر مهم موفق باشد که همواره بتواند با در اختیار داشتن دادههای صحیح مالی، با دقت و سرعت بالا محاسبات مربوط به قیمت تمام شده پول را انجام دهد و تصمیمگیریهای مربوطه را با چابکی و بر مبنای اطلاعات صحیح به انجام رساند.
سیستم قیمت تمام شده پول با استفاده از اطلاعات سامانه تراز تجمیعی بانک، میتواند در کمتر از چند ثانیه محاسبات مربوط به قیمت تمام شده پول را انجام دهد و گزارشهای مربوطه را ارائه نماید.
19. گزارشهای مالی واحدهای سازمانی:
در برخی از سازمانهای بزرگ، واحدهای صفی وجود دارند که لازم است عملکرد مالی آنها به طور مستقل مورد بررسی و مقایسه با سایر واحدها قرار گیرد. به عنوان مثال، بانکها نیاز دارند که بتوانند گزارشهای مالی شعب یا مدیریت شعب خود را مقایسه کنند. سیستم گزارشهای مالی واحدهای سازمانی، گزارشهای صورتهای مالی واحدهای سازمانی را به صورت مجزا تهیه و ارائه میکند.
20. تسویهیار بورسی:
به بیان ساده، تسویه معاملات به معنای جابهجایی اوراق بهادار و پول بین خریدار و فروشنده یک سهم از طریق کارگزاری است. هر فرد برای معامله به یک حساب کاربری در کارگزاری نیاز دارد. هر معامله، طرف مستقیم و غیرمستقیم دارد. طرفهای مستقیم، خریداران و فروشندگان یک نماد در ساعات معاملات بورس و طرفهای غیرمستقیم، کارگزاران خریداران و فروشندگان هستند. پس از انجام معاملات، وجه و سهم خرید و فروش شده بین کارگزار خریدار و فروشنده جابهجا میشود،. به این کار تسویه معاملاتی میگویند.
تعداد کارگزاران و حجم معاملات در بازار بورس بسیار زیاد است. در نتیجه، یک نهاد واسطه بین کارگزاران معاملهگر باید وجود داشته باشد تا تسویه معاملاتی به درستی و به آسانی انجام شود. این کار در بازار سرمایه توسط نهاد مرکزی شرکت سپردهگذاری مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه انجام میشود.
نحوه کار تسویه معاملات به این صورت است که پس از انجام معامله بین خریدار و فروشنده، وجه از طریق کارگزار خریدار وارد سیستم مرکزی اوراق بهادار و تسویه وجوه، و سپس وارد حساب کارگزار فروشنده میشود. تسويه معاملات، سه روز کاری پس از انجام معامله (3+T) صورت میگيرد.
اگر قراردادی در زمان تعیین شده (سه روز کاری) تسویه نشود، خریدار حداکثر تا هفت روز پس از مهلت تسویه، فرصت دارد وجه مورد نظر را پرداخت و تسویه کند. البته باید به ازای هر روز تاخیر، درصدی از ارزش معاملات را بابت جریمه پرداخت کند.
بانک با هدف کاهش ریسک سهامداران و بازار سرمایه، بر اساس قرارداد سهطرفهای که بین بانک، شرکت سمات و کارگزار بورس انجام میشود، روزانه بدهی کارگزار بورس را از شرکت سمات استعلام و نسبت به تسویه آن اقدام میکند. جهت تأمین بدهی کارگزار، چنانچه حساب بانکی کارگزار بهقدر کافی موجودی داشته باشد، مبلغ مورد نظر از حساب کارگزار کسر میگردد و چنانچه حساب وی کافی نباشد، مبلغ کسری، از سوی بانک تامین و به عنوان تسهیلات اعطایی به کارگزار لحاظ میگردد.
سامانه تسویهیار بورسی با هدف تسهیل در تسویه روزانه معاملات کارگزاران بورسی نزد شرکت سمات در بانکها راهاندازی شده است. مهمترین وظیفه سامانه تسویهیار بورسی، استعلام بدهی کارگزاران بورس طرف قرارداد بانک از شرکت سمات، نگهداری اطلاعات مالی آنها، و ارائه اطلاعات لازم به سیستمهای عملیاتی بانک، جهت انجام اقدامات مربوط به عملیات بانکی تسویه است.
21. بانکیار بورسی:
امروزه در بازار پررقابت خدمات مالی، کسب برتری امری مهم و چالش برانگیز است. بانکها برای موفقیت در این رقابت باید خط مشی رقبا را مورد بررسی قرار دهند و آن ها را تحلیل کنند. بانکیار بورسی پرتو با جمع آوری و تحلیل عملکرد ماهانه بانکهای بورسی، رقابت را برای بانک آسانتر و مسیر را هموارتر میکند و در وقت کارکنان بانک جهت تهیه انواع گزارشها نیز صرفهجویی مینماید.
کار سامانه بانکیار بورسی پرتو، تهیه گزارشهای تحلیلی است و در دو مرحله اصلی صورت میگیرد. مرحله اول جمعآوری اطلاعات و مرحله بعدی تحلیل اطلاعات است.
در مرحله اول، اطلاعات عملکرد ماهانه بانکهای بورسی که در زمان معین در وبسایت کدال (سامانه جامع اطلاعرسانی ناشران سازمان بورس اوراق بهادار) قرار میدهند، به صورت مکانیزه دریافت میشود و دیگر نیازی به صرف نیروی انسانی برای دریافت آن نیست.
در مرحله دوم، با استفاده از گزارشهای قابل عرضه این سامانه در نمودارها و فرمتهای متنوع، معیارها و ورودیهای متناسب با نوع گزارش مورد نظر، و خروجی متناسب با نیاز کاربر، تحلیل اطلاعات بسیار آسان و سریع انجام میشود. ضمنا سامانه این امکان را در اختیار کاربران قرار میدهد تا خود نیز نسبت به تنظیم گزارش ها اقدام کنند.
این سیستم، قابلیت ارائه تنوع بالایی از گزارشها به صورت نمودارهای بصری، در خصوص عملکرد منابع و مصارف و نسبتهای محاسباتی بانکهای بورسی را دارد. درواقع بخشی از این سیستم مسئول اموری مانند جمعآوری، کنترل و اصلاح اطلاعات و بخش دیگر مسئول امور تخصصیتر مانند انجام محاسبات عملکردی و نسبتهای مالی و تهیه گزارش است.